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认可变更处理的管理要求——名称、地址、高级管理人员变更

2022-11-03 16:3446 浏览spring

9月,中国合格评定国家认可委员会(CNAS)秘书处举办了获认可实验室、检验机构认可状态及认可证书管理要求培训。培训围绕认可证书、认可变更、认可状态要求进行了介绍,针对文件重点、认可流程和常见问题进行了讲解,近500家机构的人员在线参加了本次培训,培训促进了获认可机构对相关管理要求的理解和实施,获得了好评。

为了便于大家了解本次培训内容,我们制作了两期专题,供行业人士参考。

系统填报变更任务通用问题

1.新建单独变更任务

系统首页—>菜单—>申请管理—>实验室申请—>新建申请—>单独变更申请—>新建申请

附表1、附表2、附表4、附表6、附表8、附表9为结构化数据,需要在系统中填写相应变更;

附表3、附表5、附表7直接下载模板,填写后将签章扫描件上传;

随本申请书提交的文件资料将签章扫描件上传。

2.任务状态查询

系统首页—>菜单—>申请管理—>实验室申请—>状态—>点击查询

3.变更任务补正

系统首页—>左侧“待办汇总”列表—>机构补正

系统首页—>菜单—>机构交互—>机构补正

请参考“补正意见”,直接对任务申请书中的相应信息进行修改保存,补充上传材料,完成补正后,点击“提交任务”

机构名称变更

1.关于中文名称表述的要求

如果是独立法人机构,必须以营业执照(公司企业)或法人证书(事业单位)上所确定的名称为准。

如果是非独立注册法人机构,其获认可名称应包含注册的法人机构名称。

法人机构名称要求同独立注册法人机构。

后接的实验室名称,主要以行业或者经营特点、获认可领域特点为主。

例:XXXX有限公司化学实验室

原则上后接的实验室名称不能出现范围大于前面法人机构所在行政区划的情况。

例:北京XXXX有限公司中国(全球)检测中心。

2.关于英文名称表述的要求

机构所申请认可的中、英文名称应相互保持一致。一般采用音译、直译或意译的方式进行翻译。

具体表述方式,请登录CNAS官网下载《CNAS-AL12 合格评定机构英文名称与地址的申报指南》参考。

机构中文名称一般由行政区划名称、字号、行业或者经营特点、组织形式组成。相应的英文名称也应该包含这几个组成部分。

最新修订的《企业名称登记管理规定》(国务院令第734号),自2021年3月1日起施行,对涉及到中国、全国、国家等字词,要求从严审核。所以对相应的英文译名,也参照此规定从严审核。

例如:中XXX有限公司、国XXX有限公司,其中的“中XXX”或者“国XXX”不能默认表述为“中国XXX”或者“国家XXX”的简称,因此其英文译名不能使用“China”、“National”等。

行政区划必须显示译名。

翻译时,按地名翻译的原则处理,一般为音译(即使用汉语拼音)或专用词汇。

所在行业特殊译名要求。

例如海关系统对译名专门下发过文件。根据《海关总署关于印发海关系统机构英文译名的通知》(署合发[2018]221号)的要求,对于直属关的译名,统一译为“关区”,如“北京海关”译为“Beijing Customer District”

3.仅法人单位名称变化的情况

公司或法人单位仅做了更名,其他均不涉及变化。典型特征:统一社会信用代码不变。

需提交的材料包括:

4.承担法律责任实体有变化的情况

公司或法人单位所承担法律责任的实体有变更。典型特征:统一社会信用代码变化。

需提交的材料包括:

5.非独立法人机构变更为独立法人机构的情况

如果承担法律责任实体有变化,例如:A公司实验室直接变为B公司,按照前面“4.承担法律责任实体有变化”进行操作。

如果承担法律责任实体无变化,申请由当前的法人机构名称后接实验室名称,变为直接由法人机构名称作为认可名称,例如:A公司实验室直接变为A公司。

需提交的材料包括:

6.多家获认可机构进行整合的情况

(1)整合为一家获认可机构。

采用此种变更方式,需要选定其中一家获认可机构作为变更主体,变更为整合后的法人机构名称;其他不保留的获认可机构进行注销,相应能力及场所以扩项(扩关键场所)的形式,并入到保留的变更主体机构中,体系文件等进行整合。

(2)分别保留原有获认可机构。

如果想保留原有获认可机构的CNAS资质,需要将原获认可机构分别进行名称变更,同时从独立法人实验室变为非独立法人实验室。变更后的新名称,由整合后的法人机构名称后接实验室名称组成。

【注意】如果机构已经按照法人单位名称获得了CNAS认可证书,那么将不能再以该法人单位名称接实验室名称的形式另外获得CNAS认可证书。

机构地址(门牌号)变更

1.关于中文地址表述的要求

基本上按照地址要素的地理区域范围由大到小排列,包括四个构成部分:

(A)行政区划:分为省/自治区/直辖市/特别行政区、市/地区/自治州/盟/直辖市所属市辖区和县、县/市辖区/县级市/旗、乡/镇/村四级;

(B)街道:主要指路名和街道名等;

(C)门楼牌号:主要指门牌号、楼牌号和房间号等;

(D)补充信息:指门楼牌号之后表示空间关系的词汇。

2.关于英文地址表述的要求

英文地址按照从小到大的顺序排列,需要注意的是,在译写英文地址时,要与其中文地址一一对应,若为中国境内,英文地址末尾处需加“, China”。

中文名称中所包含的行政区划词,在译写英文地址时,只需译出“市辖区(District)”即可,其他诸如“省(Province)”、“市(City)”、“县(County)”、“镇(Town)”、“村(Village)”等均不用做翻译。

例如:Room 101, No.8, Nanhuashi Street, Dongcheng District, Beijing, China

具体表述方式,请登录CNAS官网下载《CNAS-AL12 合格评定机构英文名称与地址的申报指南》查看。

3.机构注册地址与实际开展主要活动地址

机构注册地址与实际开展主要活动地址,主要分为一致和不一致两种情况。

如果获认可机构注册地址与实际开展主要活动地址一致,需要按照营业执照或者法人证书上所确定的地址为准。

需要关注的是,有些营业执照或者法人证书上的注册地址写的并不完全,常见的情况就是没有体现省、市的行政区划,这些在提交地址变更时,需要补充完整。

另外在线填写系统任务时,需要确定“新地址区域”,使用下拉菜单,选择申请地址所在“省、市、区/县”,应与所申请的地址保持一致。

“地址区域”库是定期更新的,遇到类似“县改区”、“区县整合”等情况,这里的下拉菜单可能没有相应选项,如果遇到这种情况,还选择更改前的区县,系统更新后会统一调整相应的表述。

如果获认可机构注册地址与实际开展主要活动地址不一致。

获认可机构的主地址,即CNAS大证书上的地址,应该是其实际开展主要活动的地址,可以与机构营业执照或者法人证书上登记注册地址不一致。

但在登记注册地址之外设立的经营场所,应在设立地的法定登记机关登记注册(除非法律法规另有规定)。

操作时,场所列表中第一行无序号的地址为主地址,即CNAS大证书上的地址。

同时其中英文地址的表述也需要符合AL12 的相关要求。

4.实际地址无搬迁,仅门牌号变更

需提交的材料包括:

只门牌号码变更需要提供的证明文件,可以是两种,提供其中一种即可。

第一种,道路规划涉及门牌号变更的文件;可以由地名办、派出所、园区管委会等机构出具,表明仅门牌号变更的证明文件。

第二种,如果无法开具上述证明文件,则需要以公司,即法人单位的名义出具自证说明,自证两个地址实际为同一地址,没有实质性搬迁,仅门牌号变化,加盖公司公章,而不是实验室的章。

如果仅为门牌号码变更,在系统中填写地址变更任务时,“地址变更的性质”请勾选“整体搬迁”即可。填写变更后的新地址中、英文,和其他信息后,带星号的是必填信息。上传相关附件资料,确认无误后请务必点击保存。

5.主地址更换与删除分场所

主地址更换

【注1】获认可机构有且仅有一个主地址,即CNAS大证书上所体现的地址。如果是多场所机构,场所列表中第一行无序号的地址为主地址,除主地址外的其他分场所,将以证书附件的形式体现。如果需要更换主地址,需要在线提交地址变更任务,选中准备变更为主地址的关键场所,也就是变更前的某一个分场所。勾选附表2“地址变更”页面中的“主地址更换”,确认无误后点击保存。

进行主地址更换操作后,涉及到更换的主地址和分场所,里面的人员、能力标准等信息也会一并进行整体更换,所以如果不涉及授权签字人、能力标准变化,无需勾选附表6和附表8,不用单独进行授权签字人和能力变更,以免造成数据错误。

删除分场所

主地址是不能被直接删除的,需要先进行主地址更换,将其变为分场所后,再进行删除操作。

如果需要删除分场所,也需要在线提交地址变更任务,选中准备删除的关键场所,勾选附表2“地址变更”页面中的“删除地址”即可。待此次变更任务完成后,该地址及其内部相关授权签字人和能力等信息均会一并删除。

机构高级管理人员变更

1.法定代表人、实验室最高管理者变更

(机构在业务系统提交变更申请任务)

需提交的材料包括:

填写变更后的负责人、法定代表人相关信息,带星号的是必填信息。

没有变化的信息,不要进行“修改或者删除”操作,保持原值即可。上传相关附件资料,确认无误后请务必点击保存。保存后点击“打印”,导出变更申请书及所需附表,打印、签章、扫描后上传到“附件资料”的相应位置。上述这些步骤都完成后,点击“提交申请”,提交变更任务。

本次高级管理人员变更任务批准完成后,机构之前已经完成或者已经生成任务的申请书里,机构概况中相应信息是不会进行更新的,只有在下次新建任务时,申请书概况信息中才会显示更新后的内容。

2.技术负责人、质量负责人变更

(机构在业务系统自行维护相关信息)

技术负责人、质量负责人变更请在系统内相应位置自行更改,不用再提交其他资料。具体操作请查看系统首页通知公告中,“关于实验室机构自行维护功能使用说明的通知”,“点击下载”具体使用说明进行查看。

目前仅检测/校准实验室,也就是证书编号以L开头的机构,具有此功能,其他类型机构还需要发送电子版变更资料,包括变更说明、任命文件等到变更邮箱备案,biangeng@cnas.org.cn。发送邮件时,请将邮件主题统一命名为“质量负责人和/或技术负责人变更+机构注册号”,也就是CNAS大证书上的注册编号。

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